Rechnung als Kleinunternehmer schreiben: diese 6 Angaben genügen
· Carsten Behrens
Eine Kleinunternehmer-Rechnung ist kürzer, als die meisten Vorlagen glauben machen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Sie eine eigene Vorschrift — § 34a UStDV — mit sechs Pflichtangaben statt der zehn aus § 14 UStG.
Das Wichtigste in Kürze
- Pflicht sind: beide Adressen, Ihre Steuernummer, das Rechnungsdatum, die Leistung, der Gesamtbetrag und der Hinweis auf § 19 UStG.
- Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag — auch nicht „0 %“.
- Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind umsatzsteuerlich nicht mehr Pflicht. Vergeben Sie eine Nummer trotzdem.
- E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) müssen Sie nicht ausstellen — PDF genügt dauerhaft. Empfangen können müssen Sie sie schon.
Die sechs Pflichtangaben
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Name und Anschrift — beide Seiten | Anna Sommer, Lindenweg 4, 10115 Berlin |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | 12/345/67890 |
| Ausstellungsdatum | 27.07.2026 |
| Menge und Art der Leistung | 8 Stunden Webdesign, Relaunch Startseite |
| Gesamtbetrag in einer Summe | 640,00 € |
| Hinweis auf die Steuerbefreiung | „Steuerfreier Umsatz nach § 19 UStG“ |
Eine Angabe genügt bei der Nummer: Steuernummer oder USt-IdNr. Wenn Sie eine USt-IdNr. haben, nehmen Sie diese — die Steuernummer ist Ihre persönliche Kennung beim Finanzamt und muss nicht auf jedes Dokument.
Der § 19-Hinweis
Der Hinweis ist zwingend (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV), der Wortlaut nicht vorgeschrieben. Üblich und anerkannt:
- „Steuerfreier Umsatz nach der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG).“
- „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Vermeiden Sie ein bloßes „USt-frei“ ohne Paragrafenbezug — daraus geht die Kleinunternehmer-Befreiung nicht hervor.
Was Sie weglassen dürfen — und trotzdem schreiben sollten
Gegenüber einer normalen Rechnung entfallen seit 2025: fortlaufende Rechnungsnummer, Liefer- oder Leistungsdatum, Aufschlüsselung nach Steuersätzen.
Das gilt umsatzsteuerrechtlich. Für die eigene Buchführung, für
Geschäftskunden und für eine spätere Betriebsprüfung bleiben Nummer und
Leistungszeitraum sinnvoll. Zur Nummer: Sie muss einmalig sein — lückenlos
muss sie nicht sein. Mehrere Nummernkreise (etwa 2026-001, 2026-002) sind
zulässig.
Vier Fehler, die häufig vorkommen
- Rechnungsnummer doppelt vergeben. Der klassische Befund bei einer Prüfung.
- § 19-Hinweis vergessen. Formell mangelhafte Rechnung, Rückfragen von Geschäftskunden.
- „Netto zzgl. 0 % USt“-Layout. Sie haben keine Netto/Brutto-Trennung, sondern einen Betrag.
- Leistung zu knapp beschrieben. „Dienstleistung“ ist keine handelsübliche Bezeichnung — Art und Umfang müssen erkennbar sein.
So füllen Sie das im Generator aus
| Schritt im Generator | Was dort hingehört |
|---|---|
| 1 Rechnungssteller | Ihr Name, Anschrift, Steuernummer |
| 2 Bankverbindung | IBAN für die Zahlung |
| 3 Empfänger | Name und Anschrift des Kunden |
| 4 Leistungen | je Position: Beschreibung, Menge, Betrag |
| 5 Schlusstexte | der § 19-Hinweis als Schlusssatz |
Rechnungsdatum und -nummer setzt der Generator im Schritt „Leistungen“; den § 19-Hinweis tragen Sie einmal als Schlusssatz ein, danach steht er auf jeder Rechnung.
Rechnung mit allen sechs Angaben erstellen — kostenlos, ohne Anmeldung, direkt im Browser.
Häufige Fragen
Gilt bei kleinen Beträgen etwas anderes?
Bis 250 € Gesamtbetrag dürfen Sie eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV stellen. Der praktische Unterschied ist gering: Sie dürfen zusätzlich Name und Anschrift des Empfängers weglassen. Der § 19-Hinweis bleibt Pflicht.
Muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer dürfen Rechnungen dauerhaft als „sonstige Rechnung“ übermitteln — Papier oder PDF (§ 34a Satz 4 UStDV). Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen im B2B-Verkehr allerdings seit dem 1. Januar 2025; ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre — seit dem 1. Januar 2025 statt zehn (§ 147 AO, § 14b UStG). Das gilt für erhaltene Rechnungen ebenso wie für Kopien Ihrer eigenen. Empfangene E-Rechnungen bewahren Sie im strukturierten Originalformat auf.
Was ist, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?
Dann endet die Regelung — bei der 100.000-€-Grenze sofort, mit genau der Rechnung, die sie reißt. Details im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung und ihren Grenzen.
Dieser Beitrag ist allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob eine Regelung auf Ihren Fall zutrifft, klären Sie bitte mit einer steuerberatenden Person. Haftungsausschluss.